よくあるご質問

2017.11.24

帳簿が合わない!そんなときは

 多くの自治会・町内会さんは、そろそろ決算を迎え、あるいは決算に向けての準備に入り出す時期だと思います。
この時期になると多くなるのが「帳簿が合わない!」というお問い合わせです。
 
よく、「何が原因でしょうか?」とお尋ねいただきますが、私たちには、お客様の元でどういった仕訳が発生し、どう記帳したか、どう操作したのかはわかりませんので、お答えのしようがないのです。
原因箇所の洗い出しは、お客様ご自身でしていただくしかありません。
 
帳簿の検査の手順としては、
  1. 原因が隠れていそうな範囲を絞り込む
  2. 実際の原因を探す
  3. 修正する
の3段階になります。
 
1.原因が隠れていそうな範囲を絞り込む
10月までは「普通預金」の残高がぴったり通帳と一致するのに、11月から一致しなくなっているのであれば、11月の入力に原因があるだろうと予想がつきます。
「いついつまでは合っている」→「ならばそれ以降に原因があるはず」というように、なるべく調べる範囲を絞り込みましょう。
 
2.実際の原因を探す
次に、実際帳簿を狂わせている原因探しです。
この「原因」となっているものはたくさんあります。
よくあるものとしては、
  • 間違って同じ伝票を2回入力していた
  • 未入力の伝票があった
  • 借方と貸方をを逆に入力していた
  • 金額の入力間違い
  • 伝票日付の入力間違い
  • 科目を間違えて入力した(現金で払ったのに預金で払う仕訳になっていた、等)
  • 伝票で使われていた科目を削除した
  • 前年度繰越時に負債や資産を開始仕訳に含めていなかった(来年度会費の前受など)
  • 委員さんに預けたままのお金があった
等です。
仕訳帳(月ごとに伝票を時系列で表示します)や総勘定元帳(科目ごとの仕訳を時系列で表示します)と手元の証憑類(通帳、レシート、領収書等)を比較して、原因箇所を探していきます。
 
3.修正する
原因がわかったら、修正します。
 
最後に
 
帳簿を入力したら、現金の残高・預金の残高が合っているか、都度確認するようにしましょう。
 
また、現金は「いつ、いくらあったか」を証明してくれるものがありません。
使う予定のない現金は銀行に預けて、その時点での資産の残高を通帳で証明できるようにしましょう。