よくあるご質問

2019.04.12

「会計係さん7」における和暦表示について

 新年号「令和」が発表になりました。

かねてよりお知らせしております通り、「会計係さん7」はWindowsに依存した和暦表示を行っておりますので、新年号のために別途プログラム更新を行う必要はありません。
Windows Updateにて新年号対応が行われる予定ですので、最新化をお願いいたします。
 
マイクロソフトの【日本の新元号対応に向けて Windows と Office を準備する方法】
 
「会計係さん7」での和暦表示について
「会計係さん7」で日付を表示している箇所については、新年号以降このようになります。
表示箇所 西暦表示 和暦表示
会計年度の表示
※「会計選択」画面、等
2019年度 平成31年度
月度の表示
※「仕訳帳」画面、等
2019年5月 令和1年5月
日付の表示
※「振替伝票」画面、等
2019年5月1日 令和1年5月1日
※「平成31年度」のように「会計年度」のみを表示している箇所に関しては、
 「会計年度」の「1月1日」を基準に変換されますので「平成31年度」と表示されます。
 
※「出納帳」と「総勘定元帳」の明細行の年は、西暦年が変わったことで年表示しますので「年号」が変わったというタイミングでは表示されません。
 
※「令和 1年」をいわゆる「令和元年」という表記はいたしません。
 
※和暦についてのみならず、印刷内容がそぐわない際は、その帳票をExcel出力してのち、Excelにて変更されるのもひとつの手段と考えます。

2018.12.17

「固定資産」と「減価償却」

 自治会・町内会の会計の方で、たまに「固定資産の減価償却について教えてください」という方がおられます
結論としては「自治会・町内会に減価償却は不要、財産目録に記載しましょう」です。
 
町内会・自治会というようなコミュニティ団体は、固定資産税の免除もありますし、そもそもその組織に直接課せられる納税がないため、
その納税額を算出する根拠の固定資産 の減価償却という概念はありません。

従って、「会計係さん7」自体にも流動資産に対して固定資産を持たせるなど 固定資産を管理するための機能は一切持たせておりません。

土地以外の建物などの有形財産は、劣化・損耗などによる価値が減るという意味で、それを金額に換算するということは理解できないこともないですが、 その金額が実際に消滅したかというと、そうではありません。
ですので、現金主義である団体の会計では、その額の計上自体は無理があり、 団体の理解を得られないと思います。

実際には、その減価見合いの額をもって、別段預金として修繕費積立てをし、 特別会計とするのが自然と思います。 

もちろん固定資産についても何も記録しなくていいかというとそうではありません。

そこで登場するのが「財産目録」です。

財務省のガイドラインにおいても、建物については財産目録へ記載するように指導されています。


「総務省 コミュニティ団体運営の手引き」
http://www.soumu.go.jp/main_sosiki/kenkyu/community_governance/27329_3.html
※「会計の考え方<発展編>」の「6 財産の管理」 


固定資産がある以上償却はしなければ!とお思いの方も多いでしょうが、会計素人の方が着任されることも多いコミュニティ団体では、やはり償却まで考えるのは厳しいものがあるかと思います。

2017.12.27

【会計係さん7】元号が改正された際の和暦表示について

  弊社が出荷しております、本格的コミュニティ会計ソフト「会計係さん7」での日付の処理は、西暦で入力し、和暦にて印刷することができます。

 これは、OSでの変換、つまりWindowsの日付書式で行われ、弊社で西暦から和暦に置換える変換ロジックをソフトに実装しているものではありません。
 2019年4月にも政府から新元号の発表があるとのことですが、その後、現実的には、Microsoft社からのWindows Updateにより皆さま方のパソコンへ新元号が反映されます。(但し、Windows7以降のOSに限ります)
 現実にその手法も公開されていますので、当社ではその仕組みを理解し検証も済んでおります。
いずれにしましても「会計係さん7」のシステム内部の日付処理は西暦のままですので、そのまま安心してお使いいただけます。
 以上の理由により、新元号に関する弊社からの「会計係さん7」のアップデートは、今のところ予定しておりません。

2017.11.27

【解消】Windows10 Creators Updateについて

 「Windows 10 Creators Update」に含まれていた不具合は、6月13日(火)に配信されたアップデート(KB4022725)により解消されました。
KB4022725 の更新プログラムは、Windows Update により自動的にダウンロードされ、インストールされます。
 
この更新プログラムにより、Windowsの不具合によって発生していた以下の現象が解消しています。

4月11日(火)より提供された「Windows 10 Creators Update」のアップデートを行いますと、これに含まれるOS部品の不具合により「会計係さん7」の日付選択ができなくなる場合がございます。
恐れ入りますが「Windows 10 Creators Update」は、今しばらく控えていただきますようお願いいたします。
なお、この「Windows 10 Creators Update」の不具合部分を回避したバージョンの「会計係さん7は既に当社にてご用意できております。
お買い求めいただいておりますお客さまで、この件でお困りの方はご連絡ください。

2017.11.24

期末を迎え、新年度を迎えるための手順

 年度の変わり目は、会計係さんが一番忙しい時期です。
いつも通りの仕訳の処理をしながら、決算資料を作り、監査や総会の準備をしなければなりません。
 
初めての決算であればなおのこと、何をしなければならないかわからないと思いますので、
一般的な期末の作業を手順を追って説明します。
 
期末日までにすること
手元に現金がある場合、期末日までに全て銀行に預けてしまうことをオススメします。
現金を持っていると、期末日に本当はいくらあったか証明してくれるものはありません。
一方、銀行に預けてしまえば、期末にあった金額は通帳を見れば一目瞭然です。
 
 
新しい年度の期首日を迎えたら
新しい年度の期首日を迎えた後、監査・総会を経て決算が確定するまでは時間があると思います。
その間、終わった年度の決算処理をしつつ、新しい年度で発生した仕訳を入力する、という並行作業をすることになります。
 
「会計係さん7」を使っている場合、並行作業の準備として以下の作業を実施します。
  1. 「当年度」に、残った仕訳を全て入力する
  2. 資産・負債の残高を確認する(繰越額の確認)
  3. 「次年度」に「開始仕訳」を入力する(期首残高の設定)
 
これで、「当年度」も「次年度」も入力ができる状態になりました。
決算書の作成は「当年度」で、新しい年度の予算書や、期首日以降に発生した仕訳は「次年度」で入力することで、二つの年度の作業を並行して行えます。
 
監査・総会を終えたら
監査を経て総会を終えたら、もう「当年度」に入力するものはありません。
データバックアップをして、「年度の繰越」を行いましょう。
(詳細な手順は運用編マニュアル11章の「監査の準備と繰越」をご覧ください)
 
繰越後は、また次の期末がやってくるまで「当年度」へ仕訳を入力していきます。

2017.11.24

品質の高い会計処理を目指しませんか?

  そもそも会計処理とは、団体活動において、お金が動く際に受け取った現金や請求書、領収書や口座引落しなどの経済活動を正確に記録・保管、集計することをいいます。
コンピュータや会計ソフトを使うことによって必ずしも正確とは限りませんが、やり方次第では品質の高い会計処理のお手伝いはできます。
私ども株式会社システムオーディットの経営理念は、「品質と信頼」。
更にこう続きます。
「コンピュータには、社会を豊かにする力があります。我々はそのコンピュータに高い技術と良質なサービスで魂を入れ、社会の発展に貢献します。」
 
「会計係さん7」は、本格的なコミュニティ団体向け会計ソフトで、会計をパソコンで…という方に最適です。
 
平成22年3月、総務省のコミュニティ組織のガバナンスのあり方に関する研究会より、「コミュニティ団体運営の手引き」~自治会、町内会、その他地域活動を行うグループの皆さまに~ が発表されました。弊社はその研究会報告書の趣旨をいち早く理解し、この会計ソフトに反映しました。
 
 全国の1,000を超える団体様がご愛用中で、その半数以上は、自治会・町内会様ですが、他にも
・同業者の団体、協会・連盟など
・社会福祉のために活動してある団体
・スポーツ・文化サークル・同窓会
・PTAや子育て支援の団体
・労働組合
・神社・お寺
・ライオンズクラブ、ロータリークラブ などの団体様でお使いいただいております。
 
 団体活動に大きな価値をもたらす会計ソフト「会計係さん7」の導入を是非ご検討ください。

 

株式会社システムオーディット

代表取締役 松 尾 昌 弘

2017.11.24

「収入印紙」について

自治会や町内会の会計をしていると、案外高額の支払いが多いものです。
例えば公民館の修繕で工事をしたり、除雪機を買ったり・・・もちろん、領収書をもらうと思います。
 
5万円以上を現金で支払った場合は、領収書に収入印紙が必要です。
 
貼り忘れると、お店や工務店の方が過怠税を課されることになります。
忘れずに収入印紙を貼り、割り印をしてもらいましょう。
5万円以上の支払いであっても、税抜額が5万円以下の場合、領収額を税抜きで書き、消費税額を別に書いておけば収入印紙は不要です。
 
また、振込での支払いは銀行の振込控えが税務上も正規の領収書として認められています。
一つの取引で振込控えと領収書が存在すると重複処理のおそれもありますし、特段求めがない限り領収書を発行しないところが多いのではないでしょうか。
領収書がなければ収入印紙も不要ですので、振込の場合通常収入印紙は不要ということになります。
もし領収書を発行してもらった場合は収入印紙が必要になります。金額は現金の場合と同じです。
 
逆に自治会や町内会が会費を集めたなどで領収書を発行する場合ですが、「営業」目的ではない領収書は非課税ですので、たとえ5万円以上であっても収入印紙は不要です。

2017.11.24

支払いの証明にはレシートがオススメ

 自治会の買い物に行って、
「あ、レシートじゃなくて領収書でお願いします。○○自治会で」
とお願いして、領収書を発行してもらう。
 
よくある光景だと思います。
もしかして「領収書じゃないとダメ」だと思い込んでいませんか?
 
私たちは、領収書よりレシートをオススメしています。
 
領収書をお願いすると、「お品代として」というように、買ったものの詳細が省略されてしまう場合が多々あります。
こうなると、一体何を買ったのかわかりません。
 
「まさか自分のもの一緒に買ってないでしょうね」なんてあらぬ疑いをかけられてしまっても、何を買ったのか、証明できません。
また、手書きの領収書の場合、数字を書き足したり書き換えたり、という不正も、レシートに比べれば容易です。
 
レシートであれば、何を買ったのかは一目瞭然ですし、ペンでちょこっと「0」を書き足して・・・というわけにはいきません。
 
最近は「手書き領収書は発行いたしません」というお店も増えましたが、もちろん「レシートは発行していないよ」というところもあります。
手書き領収書の場合は、なるべく買ったものを詳細に書いて貰ってください。
また、数字書き足し防止になるので、金額の前後に忘れずに「¥」と「-」を書いてもらいましょう。
 
受け取ったレシート・領収書は、印刷した「振替伝票」の空きスペースに貼ってください。
伝票に直接貼り付けることで、証憑(しょうひょう)の一元管理ができます。

2017.11.24

帳簿が合わない!そんなときは

 多くの自治会・町内会さんは、そろそろ決算を迎え、あるいは決算に向けての準備に入り出す時期だと思います。
この時期になると多くなるのが「帳簿が合わない!」というお問い合わせです。
 
よく、「何が原因でしょうか?」とお尋ねいただきますが、私たちには、お客様の元でどういった仕訳が発生し、どう記帳したか、どう操作したのかはわかりませんので、お答えのしようがないのです。
原因箇所の洗い出しは、お客様ご自身でしていただくしかありません。
 
帳簿の検査の手順としては、
  1. 原因が隠れていそうな範囲を絞り込む
  2. 実際の原因を探す
  3. 修正する
の3段階になります。
 
1.原因が隠れていそうな範囲を絞り込む
10月までは「普通預金」の残高がぴったり通帳と一致するのに、11月から一致しなくなっているのであれば、11月の入力に原因があるだろうと予想がつきます。
「いついつまでは合っている」→「ならばそれ以降に原因があるはず」というように、なるべく調べる範囲を絞り込みましょう。
 
2.実際の原因を探す
次に、実際帳簿を狂わせている原因探しです。
この「原因」となっているものはたくさんあります。
よくあるものとしては、
  • 間違って同じ伝票を2回入力していた
  • 未入力の伝票があった
  • 借方と貸方をを逆に入力していた
  • 金額の入力間違い
  • 伝票日付の入力間違い
  • 科目を間違えて入力した(現金で払ったのに預金で払う仕訳になっていた、等)
  • 伝票で使われていた科目を削除した
  • 前年度繰越時に負債や資産を開始仕訳に含めていなかった(来年度会費の前受など)
  • 委員さんに預けたままのお金があった
等です。
仕訳帳(月ごとに伝票を時系列で表示します)や総勘定元帳(科目ごとの仕訳を時系列で表示します)と手元の証憑類(通帳、レシート、領収書等)を比較して、原因箇所を探していきます。
 
3.修正する
原因がわかったら、修正します。
 
最後に
 
帳簿を入力したら、現金の残高・預金の残高が合っているか、都度確認するようにしましょう。
 
また、現金は「いつ、いくらあったか」を証明してくれるものがありません。
使う予定のない現金は銀行に預けて、その時点での資産の残高を通帳で証明できるようにしましょう。
 

2017.11.24

仮払金って記帳しなきゃだめですか?

 会長さんや委員さんにお金を預ける機会は、結構多いと思います。
その際、預けたお金(仮払金)の仕訳をしていない方も多いようですが、

 

会計さん「3万円預けましたよね」

委員さん「え?2万円しか預かってませんよ!」

 

なんてことになったら大変です。
会計さんが3万円預けた証拠も、委員さんが2万円預かった証拠もありません。
 
現金を誰かに預ける際には仮払金の伝票を作成し、伝票の空きスペースに日付とサインを書いて貰いましょう。
「誰に・いつ・いくら」預けたのか一目瞭然、トラブルを回避できます。