よくあるご質問

帳票を出力する

2017.11.24

印刷プレビューでエラーになる場合

 早いもので、今年もあと1か月と少しを残すのみとなりました。
この時期になると、
「今まで問題なかったのに、急に帳票印刷でエラーが出るようになった」
というお問い合わせをいただくことがあります。
お尋ねすると、エラーが出る前に「年賀状印刷」を行っていることが多いです。
 
一部のプリンターを「通常使うプリンター」に設定し、用紙設定を「はがき」にすると、このエラーが起きるようです。
エラーが起きた場合は「デバイスとプリンター」を開き、普段お使いのプリンターの設定を確認してください。
あとは、
  1. 確認したいプリンターのアイコンを右クリック
  2. 「用紙設定」をクリック
で、用紙の設定が確認できます。
※用紙設定の変更方法はプリンターやメーカーによって違いますので、プリンターの説明書をご覧ください。
 
「会計係さん7」は帳票を「A4」で印刷します。
プレビューを生成するのにプリンターの「ドライバ」を利用しますが、プリンター側の用紙設定が「はがき」となっていると、設定がぶつかってしまいエラーになってしまうようです。
一部のプリンターでしか発生しないエラーですので、これらの設定を試してみても解決しない場合はご遠慮なくお尋ねください。

2017.11.24

「予算差引簿」のボタンが押せません。

総勘定元帳に「予算差引簿」というボタンがあります。

その名の通り予算差引簿を印刷するボタンなのですが、押せない状態になっている場合があります。

そもそも、「予算差引簿」とは何かといいますと、入力した予算と実績を日付順に並べて残額を計算し、予算の消化具合を確認する帳票です。

下の例は「事務消耗品費(支出)」の「予算差引簿」です。

これを見れば、予算はもちろん、実際にお金の動いた様子(実績)、お金が動いた結果(予算残額)が一目瞭然です。

「予算差引簿」は予算の消化具合を示す帳簿ですので、予算が付かない「資産」「負債」の科目に「予算差引簿」は存在しません。

ここで先ほどの「予算差引簿」ボタンが使えない画面を見ると、表示している科目が「現金(資産)」です。

予算の存在しない科目ですので、「予算差引簿」ボタンは押せないようになっています。

 

2017.11.24

帳票のタイトルを変えたい

 「会計係さん7」では、帳票の文字サイズやフォントの変更だけではなく、帳票タイトルを変えたり補足欄を入力することもできます。
例として「予算書」を「予算書(案)」に変え、左上に総会資料の補足として「第3号議案」と入れたい場合で説明します。

1.「予算登録」画面を開き、「報告書印刷」ボタンを押します。

2.印刷指示の画面が開きますので、「補足欄」と「帳票タイトル」を書き換えます。

 ↓書き換える

 

3.「プレビュー/印刷」ボタンを押して確認すると、このようになります

補足欄は、「第〇号議案」や「1/5ページ」など、自由に入力して活用してください。

2017.11.24

予算書の「確認印刷」と「報告書印刷」何が違うのですか?

 「予算登録」画面には、印刷ボタンが二つあります。

「確認印刷」

現在の予算額の確認に使います。

表示している年度の「当初予算」「補正予算」「補正後予算」を印刷しますので、「予算登録」画面で表示されている内容がそのまま印刷されます。 

「報告書印刷」

主に総会などの報告資料に使います。書式は3種類あります。

  • 「前年度予算額・当初予算額・増減額」
  • 「前年度予算額・前年度決算額・当年度予算額」
  • 「当初予算額・補正予算額・予算現額」

報告する内容に応じて、書式を使い分けます。

ただし、前年度の金額に関しては、前年度の入力がなければ印刷されません。

 

「会計係さん7」を今年度導入した、という場合には前年度の金額が未入力ですので、金額を自動で印字することができません。

その場合は「EXCEL出力」機能を使って報告書を一旦エクセル形式で保存し、エクセルに前年度の決算額を入力して印刷してください。

2017.11.22

別のパソコンでも帳票が見られるようにしたい

「伝票を打ち込むのは会計係さんの自宅のパソコン、

 でも公民館の共有パソコンでも、みんなが帳票を見られるようにしたい」

そんなときは「EXCEL出力」機能を使ってください。

伝票関連以外の帳票は全て、「EXCEL出力」機能を使ってExcelのファイルとして保存できます。

できあがったEXCELを、USBメモリなどを使って公民館のパソコンに移せば、いつでも帳票が見られます。

自分や相手がEXCELを持っていない場合は、仮想プリンタとして動作するPDF変換ソフトを使って、帳票をPDFに変換するという方法もあります。

□ CubePDF

http://www.cube-soft.jp/cubepdf/

※使い方はリンク先サイトでご確認ください。

2017.11.20

監査の準備とは?

まずは会の規約をご確認ください。

監査時に必要な帳票類について記載されている場合は、それに従います。


必要な帳票の一例

  • 決算書
  • 各種伝票と証憑類(領収証など)
  • 会計年度内全ての科目の総勘定元帳
  • 最終月の試算表・貸借対照表

「会計係さん7」で証憑類以外は全て準備できます。

「財産目録」などが必要な場合は別途用意することになります。


もう監査なんて恐くない」 A4判5ページでまとめてみました。

2017.11.20

決算書の予算差額は(予算-決算)、(決算-予算)どちらでしょうか?

どちらが正しいとも言えません。

「会計係さん7」設計時に相当悩みましたが、ひとつの計算式ですと収入と支出で事情が真逆になります。

どちらでも対応できるように、収入と支出で個別に引き算を指定できるようにしました。

私も答えが出ません。皆さんのご判断に委ねますので、指定して見比べてください。