よくあるご質問

2017.11.24

支払いの証明にはレシートがオススメ

 自治会の買い物に行って、
「あ、レシートじゃなくて領収書でお願いします。○○自治会で」
とお願いして、領収書を発行してもらう。
 
よくある光景だと思います。
もしかして「領収書じゃないとダメ」だと思い込んでいませんか?
 
私たちは、領収書よりレシートをオススメしています。
 
領収書をお願いすると、「お品代として」というように、買ったものの詳細が省略されてしまう場合が多々あります。
こうなると、一体何を買ったのかわかりません。
 
「まさか自分のもの一緒に買ってないでしょうね」なんてあらぬ疑いをかけられてしまっても、何を買ったのか、証明できません。
また、手書きの領収書の場合、数字を書き足したり書き換えたり、という不正も、レシートに比べれば容易です。
 
レシートであれば、何を買ったのかは一目瞭然ですし、ペンでちょこっと「0」を書き足して・・・というわけにはいきません。
 
最近は「手書き領収書は発行いたしません」というお店も増えましたが、もちろん「レシートは発行していないよ」というところもあります。
手書き領収書の場合は、なるべく買ったものを詳細に書いて貰ってください。
また、数字書き足し防止になるので、金額の前後に忘れずに「¥」と「-」を書いてもらいましょう。
 
受け取ったレシート・領収書は、印刷した「振替伝票」の空きスペースに貼ってください。
伝票に直接貼り付けることで、証憑(しょうひょう)の一元管理ができます。

2017.11.24

帳簿が合わない!そんなときは

 多くの自治会・町内会さんは、そろそろ決算を迎え、あるいは決算に向けての準備に入り出す時期だと思います。
この時期になると多くなるのが「帳簿が合わない!」というお問い合わせです。
 
よく、「何が原因でしょうか?」とお尋ねいただきますが、私たちには、お客様の元でどういった仕訳が発生し、どう記帳したか、どう操作したのかはわかりませんので、お答えのしようがないのです。
原因箇所の洗い出しは、お客様ご自身でしていただくしかありません。
 
帳簿の検査の手順としては、
  1. 原因が隠れていそうな範囲を絞り込む
  2. 実際の原因を探す
  3. 修正する
の3段階になります。
 
1.原因が隠れていそうな範囲を絞り込む
10月までは「普通預金」の残高がぴったり通帳と一致するのに、11月から一致しなくなっているのであれば、11月の入力に原因があるだろうと予想がつきます。
「いついつまでは合っている」→「ならばそれ以降に原因があるはず」というように、なるべく調べる範囲を絞り込みましょう。
 
2.実際の原因を探す
次に、実際帳簿を狂わせている原因探しです。
この「原因」となっているものはたくさんあります。
よくあるものとしては、
  • 間違って同じ伝票を2回入力していた
  • 未入力の伝票があった
  • 借方と貸方をを逆に入力していた
  • 金額の入力間違い
  • 伝票日付の入力間違い
  • 科目を間違えて入力した(現金で払ったのに預金で払う仕訳になっていた、等)
  • 伝票で使われていた科目を削除した
  • 前年度繰越時に負債や資産を開始仕訳に含めていなかった(来年度会費の前受など)
  • 委員さんに預けたままのお金があった
等です。
仕訳帳(月ごとに伝票を時系列で表示します)や総勘定元帳(科目ごとの仕訳を時系列で表示します)と手元の証憑類(通帳、レシート、領収書等)を比較して、原因箇所を探していきます。
 
3.修正する
原因がわかったら、修正します。
 
最後に
 
帳簿を入力したら、現金の残高・預金の残高が合っているか、都度確認するようにしましょう。
 
また、現金は「いつ、いくらあったか」を証明してくれるものがありません。
使う予定のない現金は銀行に預けて、その時点での資産の残高を通帳で証明できるようにしましょう。
 

2017.11.24

仮払金って記帳しなきゃだめですか?

 会長さんや委員さんにお金を預ける機会は、結構多いと思います。
その際、預けたお金(仮払金)の仕訳をしていない方も多いようですが、

 

会計さん「3万円預けましたよね」

委員さん「え?2万円しか預かってませんよ!」

 

なんてことになったら大変です。
会計さんが3万円預けた証拠も、委員さんが2万円預かった証拠もありません。
 
現金を誰かに預ける際には仮払金の伝票を作成し、伝票の空きスペースに日付とサインを書いて貰いましょう。
「誰に・いつ・いくら」預けたのか一目瞭然、トラブルを回避できます。
 

2017.11.24

自治会・町内会での基本的な仕訳を教えてください。

「会計係さん7」では、自治会・町内会で発生する仕訳を無理なく取り扱うことができます。
「会計係さん7」の勘定科目は、以下の4つのグループから構成されています。
(借方勘定科目) (貸方勘定科目)

資産

現金、預金などの実質的な金銭や、仮払金、未収金などの債権額

負債

未払金、預り金、借入金などの債務額

支出

事務費、交通費、積立金などの事業運営のための経費や金銭支払いの目的を表すもの

収入

会費、寄付金、前年度繰越金、雑収入などの金銭収入の理由を表すもの

 借方勘定科目のもの、例えば現金を仕訳伝票として借方(左)に記載すると、現金の増加になります。
入金がそうです。逆に現金を貸方(右)に仕訳すると減となり、支出の時にそうします。

 

基本の仕訳
借方・貸方の判断に役立つ早見表を作りました。
「基本的な仕訳の例」から抜粋した事例も記載しております。
ぜひお役立てください。

2017.11.24

基本の仕訳:未払金の発生と精算

未払金の発生
  • 集会所の修繕工事代 73,500円の請求書が届いた
  • 振り込みは1週間後に予定しているため、未払金として計上する
借方 貸方
集会所修繕費
73,500円 未払金
73,500円
73,500円 73,500円

未払金の清算
  • 集会所の修繕工事代73,500円を振り込んだ
借方 貸方
未払金
73,500円 普通預金
73,500円
73,500円 73,500円

2017.11.24

基本の仕訳:仮払と精算

現金を預ける(仮払金)
  • 体育行事の費用として、現金30,000円を体育委員さんに預けた
借方 貸方
仮払金 30,000円 現金 30,000円
30,000円 30,000円
預けたお金(仮払金)の精算 ※預けたお金で足りたパターン
  • 体育委員さんが、体育行事に使った領収書2枚をもって清算に来ました
  • かかったお金は全部で27,587円で、残ったお金2,413円を受け取りました
借方 貸方
体育事業費 13,824円 仮払金 30,000
体育事業費 13,763円
現金 2,413円
30,000円 30,000円
預けたお金(仮払金)の精算 ※預けたお金で足りなかったパターン
  • 体育委員さんが、体育行事に使った領収書3枚をもって清算に来ました
  • かかったお金は全部で30,805円で、不足分は委員さんが立替えていました
  • 手元の現金から、委員さんに不足分805円を渡しました
借方 貸方
体育事業費 13,824円 仮払金 30,000円
体育事業費 13,763円 現金 805円
体育事業費 3,218円
30,805円 30,805円

2017.11.24

基本の仕訳:お金を払った(支出)

お金を払った(支出)
  • コンビニへ行き、集会所の電気代3,927円を支払った。その際、手数料63円がかかった
  • 同日、フラットファイルを210円で購入した
  • 支払いはすべて現金で行った

借方 貸方
水道光熱費
3,927円 現金
4,200円
雑費 63円
事務消耗品費 210円
4,200円 4,200円

2017.11.24

基本の仕訳:預金の預入・引出

銀行で現金を預け入れ(資産の移動)
  • 現金から847,000円を普通預金に預け入れた

借方 貸方
普通預金
847,000円
現金
847,000円
847,000円 847,000円

 

銀行で現金を引き出し(資産の移動)
  • 手許資金として55,000円を普通預金から引き出した

借方 貸方
現金
55,000円
普通預金
55,000円
55,000円 55,000円

2017.11.24

基本の仕訳:お金を受け取った(収入)

お金を受け取った(収入)
  • 今月分の会費を現金でを合計839,000円受け取った
  • 新規入会者がいたため、同時に入会金6,000円も受け取った

借方 貸方
現金
845,000円
会費
839,000円
入会金 6,000円
845,000円 845,000円

振り込みの場合は、借方を「普通預金」「定期預金」などに置き換えて考えてください。

2017.11.24

基本の仕訳:新年度の残高を設定する(開始仕訳)

新年度の残高を設定する(開始仕訳)

例)昨年度の残高は現金2,127円と普通預金713,504円 

借方 貸方
現金
2,127円
前年度繰越金
715,631円
普通預金 713,504円
715,631円 715,631円
解説

前年度の残高を収入として計上することで、現預金などの資産の残高を設定しています。

この伝票がないと残高0でスタートしてしまいます。

新年度開始時には必ず開始仕訳を入力してください。

 

来年分の会費の前払い(前受金)などの負債がある場合は「来年分の会費を先払い(前受金の仕訳)」もご覧ください。