WebEDI購買システム

Web EDI購買システムとは

買調達業務において、「見積り依頼」「見積り回答」「発注」「注文請負」「検収」等の業務を複数の社外取引先とインターネットを介して、電子データにて送受信する購買システムです。

もちろん、社外とのやり取りだけでなく、社内稟議もシステム上にて実現していますので、業務の効率化が可能となりますし、電子データの場合、請書等の印紙税の節税となり、取引先にとってもメリットとなります。

また、本システムはWebシステムですので、個々のパソコンへのプログラムのインストールが不要となります。つまり、プログラムの改定やパソコンを買い換えた場合でも、各パソコンへの設定が不要ですので、導入費や設定費の低減にもつながります。

さらに、導入企業様の独自機能を持たせたり、本システムをベースにカスタマイズすることも可能です。

システム全体図(PDFファイル 342KB)

機能

ワークフロー機能

起票申請→伝票承認→実施といった伝票の流れをシステムにて実現しています。

部・課・係ごと、さらには、金額や伝票の種類によって細かく承認ルートの設定が可能です。

また、却下機能や申請の取戻し機能、病欠などの場合に便利な代理承認機能、未送機能、回送先の経路変更機能も搭載しています。

ワークフロー解説図(PDFファイル 1.97MB)

 

進捗確認機能

紙ベースの場合、伝票がどこまで進んでいるのかがわかりにくいものですが、本システムを導入後は、いわゆる、見える化となり進捗確認が容易になります。

購買請求機能

購買伝票を起票し申請すると上長へ伝票が引き継がれて、承認を待ちます。

起票時には過去の伝票を参照起票(コピー利用)することができ、勘定科目を入力することで、会計システムにデータを受け渡すことが可能となります。

購買明細Excel読み込み機能

Excelにて作成した明細を購買伝票に取り込むことができます。

品名、数量、単位、単価、金額等を明細データとして読み込むことが可能で、明細行は最大100行(10行×10頁)となっています。

見積依頼機能

一つの案件につき最大5社まで見積りを依頼することが可能です。

また、例えば取引先より見積りを受け取った後に、見積り明細行の数量に誤りが見つかった場合でも、一から起票をやり直すことなく、再利用することが可能な機能も搭載しております。

ファイル添付機能

見積りを依頼する際に条件書や仕様書等の電子データ(Excel、Word、CADデータ等)を添付することによって、取引先に公開することもできますし、公開せずに社内だけに閲覧権限を与えることも可能です。

その閲覧権限は添付ファイル毎に設定することが可能です。

開封処理機能

見積りを依頼した全ての取引先の回答が出揃うか、見積り回答期限が到来するまで開封することを制限することが可能ですので、取引先から見ても公正性が保てるシステムとなっております。

なお、見積り先が1社の場合は見積り回答が到着した時点で開封が可能となります。

注文入力機能

取引先からの見積りを受けて、納期など購買伝票の契約時に必要な項目の入力を行います。

注文年月日はもとより、消費税区分(内税、外税等)、税率、支払条件(1か月後払い等)、納期(工事の場合は着工日、竣工日)や注文先選定理由も入力可能です。

未承認一覧機能

自身が未承認の伝票があるか否かはトップメニューにて確認することが可能です。

画面に未承認伝票が件数表示されますので、未承認一覧をクリックすることで、承認待ち状態の伝票を一覧表示します。

単価契約機能

契約等により、既に単価が決められている場合は調達部門を通さずに発注することも可能です。

競争入札機能

1案件に対し、最大5社に対して競争入札の依頼が可能です。

入札状況を一覧表示にて比較することが可能です。

また、公開購買(リバースオークション)にもオプション対応可能で、登録取引先の全て、もしくは選択した複数の取引先に案件の情報を公開することが可能です。

分割検収機能

工事物件の様に発注から最終納品までの期間が長い案件の場合に利用すると便利な分割検収や分納処理の機能が搭載されています。

あらかじめ設定された分割数、分割金額、端数処理等によって簡単な操作で対応できる機能となっています。

支払額確認機能

月別、取引先別に支払予定額・支払額の確認が可能です。

また、取引先側でも自社への入金額(支払額予定通知書)の確認が可能です。

契約実績検索機能

過去の購買伝票の検索参照はもちろんのこと、起票時に過去の伝票をコピーして再利用することが可能です。

メール通知機能

見積依頼、注文依頼、検収依頼等の際に取引先にメールが自動配信されますので、常にパソコンの画面を意識する必要はなく、メール受信をきっかけに画面を確認することが可能となります。

また、社内において、申請却下時にもメール送信が可能ですので、却下伝票の見過ごしの防止にもなります。

帳票出力機能

本システムは基本的にペーパーレスですが必要に応じて、見積書、請書、検収依頼書、請求書等を紙にて出力することも可能です。

基幹システムとの連携機能

会計システム、人事給与システム、販売管理システム等の他システムとの連携も可能です。

例えば、本システム側に会計科目を持たせることで会計システムへスムーズにデータが渡すことが可能となります。

マスタ管理機能

社員情報、取引先情報、科目情報などのメンテナンス(追加・修正・削除)が簡単に実行できます。

また、導入時の初期セットアップはcsvにて読み込ませることが可能です。

見積り回答機能

取引先は見積り依頼に対して、見積り金額を回答入力します。

見積りを依頼した全ての取引先の回答が出揃うか、見積り回答期限が到来するまで開封することを制限することが可能ですので、取引先から見ても公正性が保てるシステムとなっております。

なお、見積り先が1社の場合は見積り回答が到着した時点で開封が可能となります。

注文請負入力機能

注文済みの購買伝票に対して、取引先が請負受諾を行います。

請書を紙にて出力することもできますが、電子データでのやりとりだけで進めることにより、印紙の節約になります。

検収依頼機能

注文済み購買伝票に対して、取引先が納品入力を行い、検収を依頼します。

また、必要に応じて、検収依頼書(納品書)を出力することが可能です。

未検収一覧機能

導入企業側にて未検収分の伝票を画面で確認することができますし、取引先側でも自社分の未検収分の伝票の閲覧が可能です。

入金予定確認機能

取引先は入金予定額等を画面にて確認することが可能ですので、資金繰り等の利用にも役立ちます。

稼働環境

オンプレミス及びクラウド環境での導入実績があり、お客様のご要望に即した環境をご提供できます。

お問い合わせ

お問い合わせの際はお気軽にご連絡下さい。
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TEL:092-526-8161  FAX:092-753-8162

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