よくあるご質問

操作の基本

2017.11.24

期末を迎え、新年度を迎えるための手順

 年度の変わり目は、会計係さんが一番忙しい時期です。
いつも通りの仕訳の処理をしながら、決算資料を作り、監査や総会の準備をしなければなりません。
 
初めての決算であればなおのこと、何をしなければならないかわからないと思いますので、
一般的な期末の作業を手順を追って説明します。
 
期末日までにすること
手元に現金がある場合、期末日までに全て銀行に預けてしまうことをオススメします。
現金を持っていると、期末日に本当はいくらあったか証明してくれるものはありません。
一方、銀行に預けてしまえば、期末にあった金額は通帳を見れば一目瞭然です。
 
 
新しい年度の期首日を迎えたら
新しい年度の期首日を迎えた後、監査・総会を経て決算が確定するまでは時間があると思います。
その間、終わった年度の決算処理をしつつ、新しい年度で発生した仕訳を入力する、という並行作業をすることになります。
 
「会計係さん7」を使っている場合、並行作業の準備として以下の作業を実施します。
  1. 「当年度」に、残った仕訳を全て入力する
  2. 資産・負債の残高を確認する(繰越額の確認)
  3. 「次年度」に「開始仕訳」を入力する(期首残高の設定)
 
これで、「当年度」も「次年度」も入力ができる状態になりました。
決算書の作成は「当年度」で、新しい年度の予算書や、期首日以降に発生した仕訳は「次年度」で入力することで、二つの年度の作業を並行して行えます。
 
監査・総会を終えたら
監査を経て総会を終えたら、もう「当年度」に入力するものはありません。
データバックアップをして、「年度の繰越」を行いましょう。
(詳細な手順は運用編マニュアル11章の「監査の準備と繰越」をご覧ください)
 
繰越後は、また次の期末がやってくるまで「当年度」へ仕訳を入力していきます。

2017.11.24

印刷プレビューでエラーになる場合

 早いもので、今年もあと1か月と少しを残すのみとなりました。
この時期になると、
「今まで問題なかったのに、急に帳票印刷でエラーが出るようになった」
というお問い合わせをいただくことがあります。
お尋ねすると、エラーが出る前に「年賀状印刷」を行っていることが多いです。
 
一部のプリンターを「通常使うプリンター」に設定し、用紙設定を「はがき」にすると、このエラーが起きるようです。
エラーが起きた場合は「デバイスとプリンター」を開き、普段お使いのプリンターの設定を確認してください。
あとは、
  1. 確認したいプリンターのアイコンを右クリック
  2. 「用紙設定」をクリック
で、用紙の設定が確認できます。
※用紙設定の変更方法はプリンターやメーカーによって違いますので、プリンターの説明書をご覧ください。
 
「会計係さん7」は帳票を「A4」で印刷します。
プレビューを生成するのにプリンターの「ドライバ」を利用しますが、プリンター側の用紙設定が「はがき」となっていると、設定がぶつかってしまいエラーになってしまうようです。
一部のプリンターでしか発生しないエラーですので、これらの設定を試してみても解決しない場合はご遠慮なくお尋ねください。

2017.11.24

科目の階層表示設定について

 「会計係さん7」の科目は、階層構造を組むことができます。

階層構造を持つ科目を伝票や出納帳で表示する際に、階層のどの科目までを表示するかは「各種設定」で選べます。

「階層が深くて全部の科目を表示すると邪魔になる」
「同じ名前の科目はないので一番下の科目だけわかればいい」

などの場合はこの設定を活用してください。

階層表示設定の方法
  1. 「会計係さん7」で会計・年度を選択して「次へ」ボタンを押します
  2. 左のメニューボタンから「各種設定」ボタンを押します
  3. 「科目の階層表示」で、階層表示の内容を選びます

各選択肢毎の表示結果はこのようになります。

※「款(親):事業費」
 「項(子):文化祭」
 「目(孫):消耗品費」
 という3階層の科目の場合

設定内容 表示結果
全階層表示
事業費
文化祭
消耗品費
最上位と最下位のみ表示
事業費
消耗品費
最下位のみ表示 消耗品費

4.「登録」ボタンを押すと小窓が閉じて設定が完了します

2017.11.24

伝票の「摘要欄」には何を書いたらいいですか?

 「摘要欄」には「仕訳の内容を補足するメモ」を書きます。
 
例えば「旅費交通費/現金」という仕訳があったとします。
これだけでは、「旅費交通費が現金で支払われた」以外の事情がわかりません。
しかし摘要欄に、
 
「〇〇鉄道 A駅-B駅往復 電車代 ××会議出席のため(会長)」
 
と書いてあれば一目瞭然です。
後で伝票を見た時に「この伝票って何だっけ?」とならないよう、要点を書いて残しましょう。

2017.11.24

「予算差引簿」のボタンが押せません。

総勘定元帳に「予算差引簿」というボタンがあります。

その名の通り予算差引簿を印刷するボタンなのですが、押せない状態になっている場合があります。

そもそも、「予算差引簿」とは何かといいますと、入力した予算と実績を日付順に並べて残額を計算し、予算の消化具合を確認する帳票です。

下の例は「事務消耗品費(支出)」の「予算差引簿」です。

これを見れば、予算はもちろん、実際にお金の動いた様子(実績)、お金が動いた結果(予算残額)が一目瞭然です。

「予算差引簿」は予算の消化具合を示す帳簿ですので、予算が付かない「資産」「負債」の科目に「予算差引簿」は存在しません。

ここで先ほどの「予算差引簿」ボタンが使えない画面を見ると、表示している科目が「現金(資産)」です。

予算の存在しない科目ですので、「予算差引簿」ボタンは押せないようになっています。

 

2017.11.24

帳票のタイトルを変えたい

 「会計係さん7」では、帳票の文字サイズやフォントの変更だけではなく、帳票タイトルを変えたり補足欄を入力することもできます。
例として「予算書」を「予算書(案)」に変え、左上に総会資料の補足として「第3号議案」と入れたい場合で説明します。

1.「予算登録」画面を開き、「報告書印刷」ボタンを押します。

2.印刷指示の画面が開きますので、「補足欄」と「帳票タイトル」を書き換えます。

 ↓書き換える

 

3.「プレビュー/印刷」ボタンを押して確認すると、このようになります

補足欄は、「第〇号議案」や「1/5ページ」など、自由に入力して活用してください。

2017.11.24

予算書の「確認印刷」と「報告書印刷」何が違うのですか?

 「予算登録」画面には、印刷ボタンが二つあります。

「確認印刷」

現在の予算額の確認に使います。

表示している年度の「当初予算」「補正予算」「補正後予算」を印刷しますので、「予算登録」画面で表示されている内容がそのまま印刷されます。 

「報告書印刷」

主に総会などの報告資料に使います。書式は3種類あります。

  • 「前年度予算額・当初予算額・増減額」
  • 「前年度予算額・前年度決算額・当年度予算額」
  • 「当初予算額・補正予算額・予算現額」

報告する内容に応じて、書式を使い分けます。

ただし、前年度の金額に関しては、前年度の入力がなければ印刷されません。

 

「会計係さん7」を今年度導入した、という場合には前年度の金額が未入力ですので、金額を自動で印字することができません。

その場合は「EXCEL出力」機能を使って報告書を一旦エクセル形式で保存し、エクセルに前年度の決算額を入力して印刷してください。

2017.11.24

バックアップファイルの保存場所

 「バックアップしたファイルは、どこに保存すればいいですか?」という質問をよくいただきます。

必ずしも、USBメモリでなくてはならないわけではありません。

お使いのパソコンの外であれば、USBメモリでも、SDカードでもクラウドでも何でも構いません。

バックアップというのは、パソコンに不測の事態が起きた時(故障など)、全部のデータが失われるのを防ぐためにするものです。

パソコンが壊れて動かなくなっても、1週間前のバックアップがパソコンの外にあれば、新しいパソコンに「会計係さん7」をインストールして、バックアップを復元することで、1週間前の状態に戻せます。

逆にバックアップを1度もしていなかったり、せっかくのバックアップをパソコンの中にしか保存していなかったりすると、パソコンと道連れに今まで入力してきたデータが全滅してしまいます。

そのため、こまめなバックアップを作成し、パソコン外に保存していただくことを強くオススメしております。

バックアップ・復元の方法は以下をご覧ください。

→「データのバックアップは?

2017.11.24

バックアップファイルが開きません

 「会計係さん7」のバックアップファイルは、ダブルクリックやエンターで直接開くことはできません。

このファイルは「会計係さん7」のプログラム専用です。他のソフトウェアで開くことはできません。

データを復元したい場合は、こちらの記事をご覧ください。

データのバックアップは?

なお、「復元」をすると現在「会計係さん7」に入力されている内容は全て上書きしますのでご注意ください。

2017.11.24

伝票をコピーする

定期的に同じような内容で出ていくお金って、ありますよね。 

光熱水費や、通信費……摘要も金額も毎回ほぼ一緒。

そんな仕訳を何度も入力するのは正直面倒。

そんな時には「伝票のコピー」機能が便利です。

  1. 「出納帳」や「仕訳帳」で、コピーしたい伝票の「伝票番号」をクリック
  2. 伝票が表示されたら、「コピー作成」ボタンをクリック
  3. 伝票日付以外をコピーした伝票が開きます。
  4. 伝票日付を選び、必要に応じて内容を書き換えたら「登録」ボタンをクリック

これで、伝票のコピー作成が完了です。

2017.11.22

出納帳で使う科目の設定

どの科目を出納帳で入力するかは、「科目設定」画面で設定します。

例として「普通預金」という資産科目を出納帳で使う場合を説明します。

まずは「科目登録」画面を開き、「普通預金」をクリックします。

次に、右側の「科目変更」欄で、「出納帳の主勘定として使う」にチェックを入れます。

出納帳の主勘定として使う

「登録」ボタンを押したら、「出納帳」で使えるようになります。

「出納帳」画面に移動して、「科目切替」ボタンを押してください。

これで、「普通預金」の「出納帳」が使えるようになりました。

2017.11.22

別のパソコンでも帳票が見られるようにしたい

「伝票を打ち込むのは会計係さんの自宅のパソコン、

 でも公民館の共有パソコンでも、みんなが帳票を見られるようにしたい」

そんなときは「EXCEL出力」機能を使ってください。

伝票関連以外の帳票は全て、「EXCEL出力」機能を使ってExcelのファイルとして保存できます。

できあがったEXCELを、USBメモリなどを使って公民館のパソコンに移せば、いつでも帳票が見られます。

自分や相手がEXCELを持っていない場合は、仮想プリンタとして動作するPDF変換ソフトを使って、帳票をPDFに変換するという方法もあります。

□ CubePDF

http://www.cube-soft.jp/cubepdf/

※使い方はリンク先サイトでご確認ください。

2017.11.22

当年度・次年度までしか使えないのですか?

年次繰り越しの操作を実行することで、何年間でも使用可能です。 

詳しくは「ユーザーズマニュアル運用編」「11-2.会計年度の繰り越し」をご参照ください。

2017.11.22

会計期間の設定は変えられますか?

 任意に設定できます。

13ヶ月の会計期間に対応しておりますので、年度の期間は任意に設定ができます。

但し、期首日~期末日は1日~末日となります。

例えば、会計期間が4月30日から翌年の4月29日などの場合、当年度を「当年4月1日~翌年4月30日」という広い設定にしていただいた上で、実際に範囲ではない日付の伝票を入力しないという運用にてお使いください。

期首日・期末日が月初・月末ではない場合(会計期間が3月25日~翌年3月24日までである等)も、同様に13ヶ月の会計を作ることで対応が可能です。

2017.11.22

無料体験版のデータは、製品版に引き継げますか?

体験版のデータは、製品版へ引き継いで使えます。

 

無料体験版のソフトウェアと正規版のソフトウェアは基本的に同じものです。

従いまして、無料体験版でお使いのデータは、データバックアップの機能を使って保存し、正規版のデータへ復元することにより、継続してご使用頂けます。

2017.11.20

セキュリティ(パスワード)機能はありますか?

 パスワード設定などの機能は設けていません。

パスワードはお客さまが自由に設定するものですが、一度忘れてしまいますと私どもにお問合せいただいても分かるすべがありません。

従いまして、この機能は企画段階でボツになりました。「サポートできない機能は搭載しない」が原則です。

しかし、Microsoft Windows には「ユーザーアカウント」を登録することができます。

また、そのユーザ別にアプリケーションをインストールすることもできます。

その場合は、インストール時標準で「すべてのユーザ」が指定されているところを、「このユーザのみ」と指定するようにしてください。

2017.11.20

「会計係さん7(セブン)」のインストールがうまくいきません。

 「setup.exe」ではなく「会計係さん7.msi」を使ってインストールをしようとしていませんか?

「会計係さん7」の動作には、Microsoft .NET Framework 4.0が必要です。

古いOSのPCをお使いの場合、パソコンにMicrosoft .NET Framework 4.0が入ってない場合があります。

「setup.exe」を使うと、お使いのパソコンに.NET Framework 4.0がない場合自動でインストールします。

必ず「setup.exe」を使ってインストールを行ってください。

2017.11.20

監査の準備とは?

まずは会の規約をご確認ください。

監査時に必要な帳票類について記載されている場合は、それに従います。


必要な帳票の一例

  • 決算書
  • 各種伝票と証憑類(領収証など)
  • 会計年度内全ての科目の総勘定元帳
  • 最終月の試算表・貸借対照表

「会計係さん7」で証憑類以外は全て準備できます。

「財産目録」などが必要な場合は別途用意することになります。


もう監査なんて恐くない」 A4判5ページでまとめてみました。

2017.11.20

決算書の予算差額は(予算-決算)、(決算-予算)どちらでしょうか?

どちらが正しいとも言えません。

「会計係さん7」設計時に相当悩みましたが、ひとつの計算式ですと収入と支出で事情が真逆になります。

どちらでも対応できるように、収入と支出で個別に引き算を指定できるようにしました。

私も答えが出ません。皆さんのご判断に委ねますので、指定して見比べてください。

2017.11.20

最初の勘定科目登録が面倒です。

 勘定科目登録は、お任せください。

会計ソフト導入の最初のハードルは勘定科目登録です。

ご注文時に予算書や決算書をメールもしくはFAXしていただくことで、当社にて勘定科目を登録しております。(2会計まで無料)

金額や固有名詞などは伏せてわからないようにして送信してください。

2017.11.20

データのバックアップは?

専用のバックアッププログラムがインストールされますので、そちらで行います。

バックアップデータは、USBメモリーなど、パソコン外部へ保存されることをお勧めします。

 

データバックアップ
  • 起動方法

「スタート」→「すべてのプログラム※」→「会計係さん7」→「会計係さん7 データバックアップ」

※Windows8 ではスタート画面右クリックで表示される「すべてのアプリ」、

 Windows8.1 ではスタート画面左下にある矢印ボタンで、インストールされているプログラムが表示されます

バックアップデータ保存場所は、自動で付与されます。

「ドキュメント」フォルダが規定の場所となります。

[実行]ボタンを押すと、バックアップが始まります。

バックアップが完了すると[最適化]ボタンが出現します。

[実行]ボタンの横に出現した[最適化]ボタンを押してください。

最適化が完了するとメッセージが出ますので、[閉じる]で終了してください。

※最適化とは

「会計係さん7」を利用していくうちにたまってしまう「データのごみ」を掃除する手順です

データ復元
  • 起動方法

「スタート」→「すべてのプログラム」→「会計係さん7」→「会計係さん7 データ復元」

(Windows8 以降の呼び出し方は前述のデータバックアップを参照)

目的のバックアップデータを探して指定します。

[参照]ボタンを押して探してください。

[実行]ボタンを押すと、上書き確認が表示されます。

※既存のデータがある場合のみ表示されます

表示された「バックアップデータ」の内容で上書きして良ければ、パスコードを入力し[実行]ボタンを押してください。

復元が完了したら[閉じる]で終了してください。