よくあるご質問

仕訳例

2017.11.24

仮払金って記帳しなきゃだめですか?

 会長さんや委員さんにお金を預ける機会は、結構多いと思います。
その際、預けたお金(仮払金)の仕訳をしていない方も多いようですが、

 

会計さん「3万円預けましたよね」

委員さん「え?2万円しか預かってませんよ!」

 

なんてことになったら大変です。
会計さんが3万円預けた証拠も、委員さんが2万円預かった証拠もありません。
 
現金を誰かに預ける際には仮払金の伝票を作成し、伝票の空きスペースに日付とサインを書いて貰いましょう。
「誰に・いつ・いくら」預けたのか一目瞭然、トラブルを回避できます。
 

2017.11.24

自治会・町内会での基本的な仕訳を教えてください。

「会計係さん7」では、自治会・町内会で発生する仕訳を無理なく取り扱うことができます。
「会計係さん7」の勘定科目は、以下の4つのグループから構成されています。
(借方勘定科目) (貸方勘定科目)

資産

現金、預金などの実質的な金銭や、仮払金、未収金などの債権額

負債

未払金、預り金、借入金などの債務額

支出

事務費、交通費、積立金などの事業運営のための経費や金銭支払いの目的を表すもの

収入

会費、寄付金、前年度繰越金、雑収入などの金銭収入の理由を表すもの

 借方勘定科目のもの、例えば現金を仕訳伝票として借方(左)に記載すると、現金の増加になります。
入金がそうです。逆に現金を貸方(右)に仕訳すると減となり、支出の時にそうします。

 

基本の仕訳
借方・貸方の判断に役立つ早見表を作りました。
「基本的な仕訳の例」から抜粋した事例も記載しております。
ぜひお役立てください。

2017.11.24

基本の仕訳:未払金の発生と精算

未払金の発生
  • 集会所の修繕工事代 73,500円の請求書が届いた
  • 振り込みは1週間後に予定しているため、未払金として計上する
借方 貸方
集会所修繕費
73,500円 未払金
73,500円
73,500円 73,500円

未払金の清算
  • 集会所の修繕工事代73,500円を振り込んだ
借方 貸方
未払金
73,500円 普通預金
73,500円
73,500円 73,500円

2017.11.24

基本の仕訳:仮払と精算

現金を預ける(仮払金)
  • 体育行事の費用として、現金30,000円を体育委員さんに預けた
借方 貸方
仮払金 30,000円 現金 30,000円
30,000円 30,000円
預けたお金(仮払金)の精算 ※預けたお金で足りたパターン
  • 体育委員さんが、体育行事に使った領収書2枚をもって清算に来ました
  • かかったお金は全部で27,587円で、残ったお金2,413円を受け取りました
借方 貸方
体育事業費 13,824円 仮払金 30,000
体育事業費 13,763円
現金 2,413円
30,000円 30,000円
預けたお金(仮払金)の精算 ※預けたお金で足りなかったパターン
  • 体育委員さんが、体育行事に使った領収書3枚をもって清算に来ました
  • かかったお金は全部で30,805円で、不足分は委員さんが立替えていました
  • 手元の現金から、委員さんに不足分805円を渡しました
借方 貸方
体育事業費 13,824円 仮払金 30,000円
体育事業費 13,763円 現金 805円
体育事業費 3,218円
30,805円 30,805円

2017.11.24

基本の仕訳:お金を払った(支出)

お金を払った(支出)
  • コンビニへ行き、集会所の電気代3,927円を支払った。その際、手数料63円がかかった
  • 同日、フラットファイルを210円で購入した
  • 支払いはすべて現金で行った

借方 貸方
水道光熱費
3,927円 現金
4,200円
雑費 63円
事務消耗品費 210円
4,200円 4,200円

2017.11.24

基本の仕訳:預金の預入・引出

銀行で現金を預け入れ(資産の移動)
  • 現金から847,000円を普通預金に預け入れた

借方 貸方
普通預金
847,000円
現金
847,000円
847,000円 847,000円

 

銀行で現金を引き出し(資産の移動)
  • 手許資金として55,000円を普通預金から引き出した

借方 貸方
現金
55,000円
普通預金
55,000円
55,000円 55,000円

2017.11.24

基本の仕訳:お金を受け取った(収入)

お金を受け取った(収入)
  • 今月分の会費を現金でを合計839,000円受け取った
  • 新規入会者がいたため、同時に入会金6,000円も受け取った

借方 貸方
現金
845,000円
会費
839,000円
入会金 6,000円
845,000円 845,000円

振り込みの場合は、借方を「普通預金」「定期預金」などに置き換えて考えてください。

2017.11.24

基本の仕訳:新年度の残高を設定する(開始仕訳)

新年度の残高を設定する(開始仕訳)

例)昨年度の残高は現金2,127円と普通預金713,504円 

借方 貸方
現金
2,127円
前年度繰越金
715,631円
普通預金 713,504円
715,631円 715,631円
解説

前年度の残高を収入として計上することで、現預金などの資産の残高を設定しています。

この伝票がないと残高0でスタートしてしまいます。

新年度開始時には必ず開始仕訳を入力してください。

 

来年分の会費の前払い(前受金)などの負債がある場合は「来年分の会費を先払い(前受金の仕訳)」もご覧ください。

2017.11.24

来年分の会費を先払い(前受金の仕訳)

来年の会費を先払い、というパターンは結構多いようで、当社でも何度かご質問頂いております。
この場合、当年度から次年度にまたがって処理していく必要があります。
面倒かもしれませんが、

お金の動きを

動いた日に

ありのままに書く

のが基本です。
お金を受け取った以上帳簿に書かないわけにはいきません。
間違いのない帳簿を作るためにも、頑張って処理しましょう。

 

1.来年度分の会費を受け取った

※ある会員さんより50,000円が来年度分として振り込まれた

借方 貸方
普通預金
(資産)
50,000円
前受金
(負債)
50,000円
この仕訳をすると、普通預金(資産)は増えますが、前受金(負債)も増えます。
資産は増えたけど(+)、負債も同じだけ増えた(-)ので、プラスマイナスゼロで実質お金は1円も増えていないよ、という仕訳になります。
間に収入の科目を挟んでいませんので、当然当年度の収入としては現れません。

 

2.新年度の開始仕訳
※当年度から引き継いだ資産は普通預金300,000円、現金30,000円
 これには、来年度分の会費として預かった前受金50,000円が含まれる
借方 貸方
普通預金
(資産)
300,000円
繰越額
(収入)
330,000円
現金
(資産)
30,000円
繰越金
(収入)
50,000円
前受金
(負債)
50,000円
前2行は、資産を新年度に引き継ぐ仕訳です。
預金と現金、合わせて330,000円を当年度に引き継いでいます。
ここまではよくあるパターンですのでそんなに難しくはないと思います。
しかし、このお金の中には50,000円の前受金(負債)が含まれています。
330,000円全部を繰越金とするわけにはいきません。
そのため、最終行で繰越金から50,000円を取り除き、前受金へと振り替えます。

 

3.前受金を会費に振り替える

※前受金50,000円を、新年度の会費として計上する

借方 貸方
前受金
(負債)
50,000円
会費
(収入)
50,000円
最後に、前受金と会費を振り替えます。
ここまできてやっと、新年度の収入に50,000円が計上されます。
年度末から始まった処理は、これで完了です。
会費の先払い以外にも「年度末に来年度分の助成金が振り込まれた」等、前受金の出番は案外あるものです。
 
年度の境目で担当者の交代、という自治会さんは多いと思いますが、
「年度末にはあった前受金が、新年度にない(繰越漏れ)」
なんてことにならないよう、前受金のような負債の存在も、忘れず申し送りするようにしてください。

2017.11.24

一般会計から特別会計にお金を移したい

 特別会計を持っている場合、一般会計から特別会計、またその逆に特別会計から一般会計にお金が動くことはよくあることだと思います。
「会計間のお金のやりとり」だからと難しく考える必要はありません。
家計に置き換えて考えてみます。

 一般会計 = お母さん(家計簿)

 特別会計 = 子ども(お小遣い帳)

同じ家に属していますが、お財布も書き込む帳簿も別ですよね。
お母さんが子どもにお小遣いを1,000円渡すと、こうなります。
 
・お母さん(一般会計)
 子どもに渡した1,000円(=支出)を家計簿に書く
 
・子ども(特別会計)
 お母さんから貰った1,000円(=収入)をお小遣い帳に書く
 
どうですか?そんなに難しくはないと思います。

では、実際の仕訳例をご覧ください。

例)一般会計から特別会計へ現金を渡した場合

一般会計で入力する仕訳(特別会計への支出)
借方 貸方
繰出し ※1 現金

※1 「くりだし」と読みます。支出の科目です。

特別会計で入力する仕訳(一般会計からの収入)
借方 貸方
現金 繰入れ ※2

※2 「くりいれ」と読みます。収入の科目です。

「繰入れ」「繰出し」に該当する科目がない場合は、新たに科目を作る必要があります。
実際の科目では、相手毎に「積立金へ操出し」「お祭り会計へ繰出し」としたり、「特別会計へ支出」としてあったり様々です。
特別会計から一般会計へお金が移動する場合は、この逆をすることになります。

2017.11.24

諸口って何ですか?

 「総勘定元帳を見ていたら、相手科目が諸口となっていました。
 こんな科目作った覚えはないのですが」

 

実は「諸口」というのは科目ではありません。

仕訳の相手が複数だよ、という場合の表現なのです。

たとえばこんな伝票を作るとします。

借方 貸方
現金
100,000円
会費/1組
30,000円

会費/3組

20,000円
会費/7組 50,000円

この仕訳を、「現金」の総勘定元帳で見るとこうなります。

相手科目 借方 貸方
諸口 100,000円

相手科目の欄が「諸口」になりました。

これは、「現金」の相手科目が複数あるからです。

伝票に「現金/100,000円」と1行で書いてある以上、帳票にもそのように書き写さなければなりません。

しかし相手科目は複数あり、1行には書き切れません。

そこで相手科目を「諸口(=相手が複数ありますよ)」とするのです。

「何に使ったかわからなくなるから、諸口になると困る」という場合は、伝票の書き方を工夫します。

借方 貸方
現金
30,000円
会費/1組
30,000円
現金 20,000

会費/3組

20,000円
現金 会費/7組 50,000円

先ほどの伝票のように「現金」を合計額で1行にまとめてしまうのではなく、相手科目に応じた金額で3行に分けました。

仕訳が1行1行で完結した状態です。

この仕訳を、「現金」の総勘定元帳で見るとこうなります。

相手科目 借方 貸方
会費/1組 30,000円
会費/3組 20,000円
会費/7組 50,000円

 

2017.11.22

積立ての仕訳を教えてください。

 3つの方式があります。

例:今期より清掃の積立を積立預金で300,000円行う。

1.預金資産をそのまま移動する方法(直接法)

・普通預金(資産)から清掃積立預金(資産)へ移動します。

借方 貸方
清掃積立預金
(資産)
300,000円
普通預金
(資産)

300,000円

※但し、収支計算書、決算書には表示されません。

(貸借対照表で確認可能)

2.支出科目、収入科目を準備して、それらを経由する方法(間接法)

・清掃積立金(支出)、清掃積立額(収入)の科目を準備して、

 それぞれに300,000円の予算を登録しておきます。

借方 貸方
清掃積立金
(支出)
300,000円
普通預金
(資産)
300,000円
清掃積立資金
(資産)
300,000円
清掃積立額
(収入)
300,000円

※収支計算書、決算書の収入の部及び支出の部へ同額で表示されます。

3.清掃積立を特別会計として、別扱いとする

  • 一般会計にて
借方 貸方
清掃積立金
(支出)
300,000円
普通預金
(資産)
300,000円
  • 特別会計(側溝清掃積立特別会計)にて。
借方 貸方
清掃積立預金
(資産)
300,000円
清掃積立額
(収入)
300,000円

この3つのどれが貴会にとってふさわしいかご検討ください。

2017.11.22

伝票を修正したい

 「伝票に間違いがあった!どうしよう」

 
もちろん、「変更」ボタンを使って伝票自体を変更して修正しまうのも一つの手段です。
ただ、もうすでに伝票を印刷して、役員さんの印鑑ももらってしまった……
そんなときは、伝票を工夫して訂正します。
 
間違った伝票の訂正をする仕訳は何通りかございます。
 
例: ↓↓取り消したい伝票↓↓
借方 貸方
交通費 500円 現金 500円

1.マイナスの金額で打ち消す方法

借方 貸方
交通費 -500円 現金 -500円

2.科目の貸借を逆にして打ち消す方法

借方 貸方
現金 500円 交通費 500円

3.借方のみを使う方法 

借方 貸方
交通費 -500円 (空白) (空白)
現金 500円 (空白) (空白)

※貸借のバランスが合っているので認められます

4.間違った伝票を削除する

伝票にハンコを貰いなおせるのであればアリです。

ただし、伝票番号が飛ぶこと(欠番)になりますので、ご注意ください。

私は1が、借方・貸方発生額の純増・純減が表現できますので、こちらが適していると思いますが、邪道と言われる方もいらっしゃいます。

2017.11.20

募金や義援金も入力しないといけませんか?

 帳簿に載ることで自然な会計処理ができますので、入力されることをお勧めします。

日本赤十字や赤い羽根募金等、預り金処理をして、収支計算書に載せないという自治会・町内会はたくさんあります。

予算化が難しいですし、人の善意を予算化できない、あるいは「(自治会の)収入ではない」為だろうと思います。

しかしながら、現金も取り扱いますし、振込をすれば通帳に残りますので、それについては必ず会計処理の対象になります。

(通帳を開示したとたん、「通帳にあって帳簿にない振込=簿外取引」として監査で指摘を受けます)

但し、この一連の仕訳は、収支計算書や決算書には登場しません。

つまり、借方/貸方で言うと、

①募金を現金で預かる(現金 /預り金

借方 貸方
現金 10,000円 預り金 10,000円

②銀行(普通預金)へお金を預け入れ(普通預金 /現金

借方 貸方
普通預金 10,000円 現金 10,000円

③募金を振り込む(預り金 /普通預金 

借方 貸方
預り金 10,000円 普通預金 10,000円

となります。

資産と負債のやりとりだけで終わりますので、これらの仕訳は収支計算書や決算書には現れません。

また、実際は①や②のやり取りが何度かあるかもしれません。

(例:A班からの募金は○日に預かって即日預入、B班からの募金は△日に預かって翌日に預入・・・等)

その都度、お金の動いた日に動いた通りに入力してください。

募金や義援金は自治会の収入ではなく、端的に言えば「自治会を素通りしていったお金」ですが、お金が通って行った以上帳簿に載せないことが不自然です。

繰り返しますが、収支計算書・決算書に浮上しない勘定を使い、帳簿に載ることで自然な会計処理ができるのですから、必ず入力されることをお勧めします。

預金通帳に記載された事実は隠すということができません。ありのまま自然な事実を証明されることが一番です。

ちなみに、お振込みの際に振込手数料はかかりましたか?

もし、募集金額全額+振込手数料の場合は、諸手数料や雑費から出すことになります。

このような場合、振込手数料は先方持ちという意味で手数料を差し引いて募金されれば実害なし。となります。