よくあるご質問

会計の基本

2017.11.24

期末を迎え、新年度を迎えるための手順

 年度の変わり目は、会計係さんが一番忙しい時期です。
いつも通りの仕訳の処理をしながら、決算資料を作り、監査や総会の準備をしなければなりません。
 
初めての決算であればなおのこと、何をしなければならないかわからないと思いますので、
一般的な期末の作業を手順を追って説明します。
 
期末日までにすること
手元に現金がある場合、期末日までに全て銀行に預けてしまうことをオススメします。
現金を持っていると、期末日に本当はいくらあったか証明してくれるものはありません。
一方、銀行に預けてしまえば、期末にあった金額は通帳を見れば一目瞭然です。
 
 
新しい年度の期首日を迎えたら
新しい年度の期首日を迎えた後、監査・総会を経て決算が確定するまでは時間があると思います。
その間、終わった年度の決算処理をしつつ、新しい年度で発生した仕訳を入力する、という並行作業をすることになります。
 
「会計係さん7」を使っている場合、並行作業の準備として以下の作業を実施します。
  1. 「当年度」に、残った仕訳を全て入力する
  2. 資産・負債の残高を確認する(繰越額の確認)
  3. 「次年度」に「開始仕訳」を入力する(期首残高の設定)
 
これで、「当年度」も「次年度」も入力ができる状態になりました。
決算書の作成は「当年度」で、新しい年度の予算書や、期首日以降に発生した仕訳は「次年度」で入力することで、二つの年度の作業を並行して行えます。
 
監査・総会を終えたら
監査を経て総会を終えたら、もう「当年度」に入力するものはありません。
データバックアップをして、「年度の繰越」を行いましょう。
(詳細な手順は運用編マニュアル11章の「監査の準備と繰越」をご覧ください)
 
繰越後は、また次の期末がやってくるまで「当年度」へ仕訳を入力していきます。

2017.11.24

「収入印紙」について

自治会や町内会の会計をしていると、案外高額の支払いが多いものです。
例えば公民館の修繕で工事をしたり、除雪機を買ったり・・・もちろん、領収書をもらうと思います。
 
5万円以上を現金で支払った場合は、領収書に収入印紙が必要です。
 
貼り忘れると、お店や工務店の方が過怠税を課されることになります。
忘れずに収入印紙を貼り、割り印をしてもらいましょう。
5万円以上の支払いであっても、税抜額が5万円以下の場合、領収額を税抜きで書き、消費税額を別に書いておけば収入印紙は不要です。
 
また、振込での支払いは銀行の振込控えが税務上も正規の領収書として認められています。
一つの取引で振込控えと領収書が存在すると重複処理のおそれもありますし、特段求めがない限り領収書を発行しないところが多いのではないでしょうか。
領収書がなければ収入印紙も不要ですので、振込の場合通常収入印紙は不要ということになります。
もし領収書を発行してもらった場合は収入印紙が必要になります。金額は現金の場合と同じです。
 
逆に自治会や町内会が会費を集めたなどで領収書を発行する場合ですが、「営業」目的ではない領収書は非課税ですので、たとえ5万円以上であっても収入印紙は不要です。

2017.11.24

支払いの証明にはレシートがオススメ

 自治会の買い物に行って、
「あ、レシートじゃなくて領収書でお願いします。○○自治会で」
とお願いして、領収書を発行してもらう。
 
よくある光景だと思います。
もしかして「領収書じゃないとダメ」だと思い込んでいませんか?
 
私たちは、領収書よりレシートをオススメしています。
 
領収書をお願いすると、「お品代として」というように、買ったものの詳細が省略されてしまう場合が多々あります。
こうなると、一体何を買ったのかわかりません。
 
「まさか自分のもの一緒に買ってないでしょうね」なんてあらぬ疑いをかけられてしまっても、何を買ったのか、証明できません。
また、手書きの領収書の場合、数字を書き足したり書き換えたり、という不正も、レシートに比べれば容易です。
 
レシートであれば、何を買ったのかは一目瞭然ですし、ペンでちょこっと「0」を書き足して・・・というわけにはいきません。
 
最近は「手書き領収書は発行いたしません」というお店も増えましたが、もちろん「レシートは発行していないよ」というところもあります。
手書き領収書の場合は、なるべく買ったものを詳細に書いて貰ってください。
また、数字書き足し防止になるので、金額の前後に忘れずに「¥」と「-」を書いてもらいましょう。
 
受け取ったレシート・領収書は、印刷した「振替伝票」の空きスペースに貼ってください。
伝票に直接貼り付けることで、証憑(しょうひょう)の一元管理ができます。

2017.11.24

帳簿が合わない!そんなときは

 多くの自治会・町内会さんは、そろそろ決算を迎え、あるいは決算に向けての準備に入り出す時期だと思います。
この時期になると多くなるのが「帳簿が合わない!」というお問い合わせです。
 
よく、「何が原因でしょうか?」とお尋ねいただきますが、私たちには、お客様の元でどういった仕訳が発生し、どう記帳したか、どう操作したのかはわかりませんので、お答えのしようがないのです。
原因箇所の洗い出しは、お客様ご自身でしていただくしかありません。
 
帳簿の検査の手順としては、
  1. 原因が隠れていそうな範囲を絞り込む
  2. 実際の原因を探す
  3. 修正する
の3段階になります。
 
1.原因が隠れていそうな範囲を絞り込む
10月までは「普通預金」の残高がぴったり通帳と一致するのに、11月から一致しなくなっているのであれば、11月の入力に原因があるだろうと予想がつきます。
「いついつまでは合っている」→「ならばそれ以降に原因があるはず」というように、なるべく調べる範囲を絞り込みましょう。
 
2.実際の原因を探す
次に、実際帳簿を狂わせている原因探しです。
この「原因」となっているものはたくさんあります。
よくあるものとしては、
  • 間違って同じ伝票を2回入力していた
  • 未入力の伝票があった
  • 借方と貸方をを逆に入力していた
  • 金額の入力間違い
  • 伝票日付の入力間違い
  • 科目を間違えて入力した(現金で払ったのに預金で払う仕訳になっていた、等)
  • 伝票で使われていた科目を削除した
  • 前年度繰越時に負債や資産を開始仕訳に含めていなかった(来年度会費の前受など)
  • 委員さんに預けたままのお金があった
等です。
仕訳帳(月ごとに伝票を時系列で表示します)や総勘定元帳(科目ごとの仕訳を時系列で表示します)と手元の証憑類(通帳、レシート、領収書等)を比較して、原因箇所を探していきます。
 
3.修正する
原因がわかったら、修正します。
 
最後に
 
帳簿を入力したら、現金の残高・預金の残高が合っているか、都度確認するようにしましょう。
 
また、現金は「いつ、いくらあったか」を証明してくれるものがありません。
使う予定のない現金は銀行に預けて、その時点での資産の残高を通帳で証明できるようにしましょう。
 

2017.11.24

仮払金って記帳しなきゃだめですか?

 会長さんや委員さんにお金を預ける機会は、結構多いと思います。
その際、預けたお金(仮払金)の仕訳をしていない方も多いようですが、

 

会計さん「3万円預けましたよね」

委員さん「え?2万円しか預かってませんよ!」

 

なんてことになったら大変です。
会計さんが3万円預けた証拠も、委員さんが2万円預かった証拠もありません。
 
現金を誰かに預ける際には仮払金の伝票を作成し、伝票の空きスペースに日付とサインを書いて貰いましょう。
「誰に・いつ・いくら」預けたのか一目瞭然、トラブルを回避できます。
 

2017.11.24

自治会・町内会での基本的な仕訳を教えてください。

「会計係さん7」では、自治会・町内会で発生する仕訳を無理なく取り扱うことができます。
「会計係さん7」の勘定科目は、以下の4つのグループから構成されています。
(借方勘定科目) (貸方勘定科目)

資産

現金、預金などの実質的な金銭や、仮払金、未収金などの債権額

負債

未払金、預り金、借入金などの債務額

支出

事務費、交通費、積立金などの事業運営のための経費や金銭支払いの目的を表すもの

収入

会費、寄付金、前年度繰越金、雑収入などの金銭収入の理由を表すもの

 借方勘定科目のもの、例えば現金を仕訳伝票として借方(左)に記載すると、現金の増加になります。
入金がそうです。逆に現金を貸方(右)に仕訳すると減となり、支出の時にそうします。

 

基本の仕訳
借方・貸方の判断に役立つ早見表を作りました。
「基本的な仕訳の例」から抜粋した事例も記載しております。
ぜひお役立てください。

2017.11.24

基本の仕訳:未払金の発生と精算

未払金の発生
  • 集会所の修繕工事代 73,500円の請求書が届いた
  • 振り込みは1週間後に予定しているため、未払金として計上する
借方 貸方
集会所修繕費
73,500円 未払金
73,500円
73,500円 73,500円

未払金の清算
  • 集会所の修繕工事代73,500円を振り込んだ
借方 貸方
未払金
73,500円 普通預金
73,500円
73,500円 73,500円

2017.11.24

基本の仕訳:仮払と精算

現金を預ける(仮払金)
  • 体育行事の費用として、現金30,000円を体育委員さんに預けた
借方 貸方
仮払金 30,000円 現金 30,000円
30,000円 30,000円
預けたお金(仮払金)の精算 ※預けたお金で足りたパターン
  • 体育委員さんが、体育行事に使った領収書2枚をもって清算に来ました
  • かかったお金は全部で27,587円で、残ったお金2,413円を受け取りました
借方 貸方
体育事業費 13,824円 仮払金 30,000
体育事業費 13,763円
現金 2,413円
30,000円 30,000円
預けたお金(仮払金)の精算 ※預けたお金で足りなかったパターン
  • 体育委員さんが、体育行事に使った領収書3枚をもって清算に来ました
  • かかったお金は全部で30,805円で、不足分は委員さんが立替えていました
  • 手元の現金から、委員さんに不足分805円を渡しました
借方 貸方
体育事業費 13,824円 仮払金 30,000円
体育事業費 13,763円 現金 805円
体育事業費 3,218円
30,805円 30,805円

2017.11.24

基本の仕訳:お金を払った(支出)

お金を払った(支出)
  • コンビニへ行き、集会所の電気代3,927円を支払った。その際、手数料63円がかかった
  • 同日、フラットファイルを210円で購入した
  • 支払いはすべて現金で行った

借方 貸方
水道光熱費
3,927円 現金
4,200円
雑費 63円
事務消耗品費 210円
4,200円 4,200円

2017.11.24

基本の仕訳:預金の預入・引出

銀行で現金を預け入れ(資産の移動)
  • 現金から847,000円を普通預金に預け入れた

借方 貸方
普通預金
847,000円
現金
847,000円
847,000円 847,000円

 

銀行で現金を引き出し(資産の移動)
  • 手許資金として55,000円を普通預金から引き出した

借方 貸方
現金
55,000円
普通預金
55,000円
55,000円 55,000円

2017.11.24

基本の仕訳:お金を受け取った(収入)

お金を受け取った(収入)
  • 今月分の会費を現金でを合計839,000円受け取った
  • 新規入会者がいたため、同時に入会金6,000円も受け取った

借方 貸方
現金
845,000円
会費
839,000円
入会金 6,000円
845,000円 845,000円

振り込みの場合は、借方を「普通預金」「定期預金」などに置き換えて考えてください。

2017.11.24

基本の仕訳:新年度の残高を設定する(開始仕訳)

新年度の残高を設定する(開始仕訳)

例)昨年度の残高は現金2,127円と普通預金713,504円 

借方 貸方
現金
2,127円
前年度繰越金
715,631円
普通預金 713,504円
715,631円 715,631円
解説

前年度の残高を収入として計上することで、現預金などの資産の残高を設定しています。

この伝票がないと残高0でスタートしてしまいます。

新年度開始時には必ず開始仕訳を入力してください。

 

来年分の会費の前払い(前受金)などの負債がある場合は「来年分の会費を先払い(前受金の仕訳)」もご覧ください。

2017.11.24

単式簿記と複式簿記

「シロウトには複式簿記は難しくてわかりづらい」
「会計係さん7は複式簿記で出来ている」
「会計係さん7はシロウトには使いづらい」
 
という論理で解釈される方がいらっしゃるそうですが、犯人は、かの憎き「複式簿記」でしょうか?
 
そもそも会計ソフトの出納帳入力は「現金」勘定を主にして、「いつ・なにに・いくら・入金/出金」という情報を入力します。
これが、かの優しき「単式簿記」ですか?
 
いいえ、自然に複式簿記をやっているんです
世の中の会計ソフト全てが複式簿記で出来ていて、そうでないと役に立たないんです。
 
<出納帳入力の例>
 4月5日、自治会費として、5,500円の入金
 
現金の5,500円入金の事実と残高の増はわかります。
単式簿記とはここまでのことを言います。
複式簿記では、さらに自治会費の5,500円の増も記録されています。しかも自然に。
 
単に入力方式で単式/複式とは言わないのです。
「会計係さん7」のVersion7.2以降では、この出納帳入力もできるようになり、複式簿記を簡単に実現しています。

2017.11.24

伝票の「摘要欄」には何を書いたらいいですか?

 「摘要欄」には「仕訳の内容を補足するメモ」を書きます。
 
例えば「旅費交通費/現金」という仕訳があったとします。
これだけでは、「旅費交通費が現金で支払われた」以外の事情がわかりません。
しかし摘要欄に、
 
「〇〇鉄道 A駅-B駅往復 電車代 ××会議出席のため(会長)」
 
と書いてあれば一目瞭然です。
後で伝票を見た時に「この伝票って何だっけ?」とならないよう、要点を書いて残しましょう。

2017.11.24

新しい自治会を作ることになりましたが、何から始めたらいいですか。

 任意団体である自治会・町内会には、法人の会計のように法的な縛りがあるわけではありません。
会則や科目など、運営に必要なものは各団体の話し合いによって決めることになります。
(自治体や上部組織から一定の指示がある場合もあるようです。その場合は指示に従ってください)
 
一般的な自治会・町内会の運営については、公的機関から資料が出ています。
これらの資料をお読みいただいたほうがスムーズに運営が始められるものと思いますので、いくつかご紹介いたします。

 

1.総務省
総務省のページに、「コミュニティ団体運営の手引き」という資料があります。
「会計係さん7」は、この手引きに沿って作っております。
会則の作り方など新規発足の会に役立つ内容が豊富です。

 

2.自治体
お住まいの自治体によっては、ホームページ上に運営に役立つ資料が掲載されている場合があります。
「会計係さん7」のマニュアルに掲載しているサンプルの科目も、当社のある福岡市の「自治会活動ハンドブック」を参考にしました。

 

お住まいの自治体のホームページに案内が掲載されていれば、地域の実情に近いものであるだろうと思います。
ぜひ一度探してみられることをオススメいたします。

2017.11.24

来年分の会費を先払い(前受金の仕訳)

来年の会費を先払い、というパターンは結構多いようで、当社でも何度かご質問頂いております。
この場合、当年度から次年度にまたがって処理していく必要があります。
面倒かもしれませんが、

お金の動きを

動いた日に

ありのままに書く

のが基本です。
お金を受け取った以上帳簿に書かないわけにはいきません。
間違いのない帳簿を作るためにも、頑張って処理しましょう。

 

1.来年度分の会費を受け取った

※ある会員さんより50,000円が来年度分として振り込まれた

借方 貸方
普通預金
(資産)
50,000円
前受金
(負債)
50,000円
この仕訳をすると、普通預金(資産)は増えますが、前受金(負債)も増えます。
資産は増えたけど(+)、負債も同じだけ増えた(-)ので、プラスマイナスゼロで実質お金は1円も増えていないよ、という仕訳になります。
間に収入の科目を挟んでいませんので、当然当年度の収入としては現れません。

 

2.新年度の開始仕訳
※当年度から引き継いだ資産は普通預金300,000円、現金30,000円
 これには、来年度分の会費として預かった前受金50,000円が含まれる
借方 貸方
普通預金
(資産)
300,000円
繰越額
(収入)
330,000円
現金
(資産)
30,000円
繰越金
(収入)
50,000円
前受金
(負債)
50,000円
前2行は、資産を新年度に引き継ぐ仕訳です。
預金と現金、合わせて330,000円を当年度に引き継いでいます。
ここまではよくあるパターンですのでそんなに難しくはないと思います。
しかし、このお金の中には50,000円の前受金(負債)が含まれています。
330,000円全部を繰越金とするわけにはいきません。
そのため、最終行で繰越金から50,000円を取り除き、前受金へと振り替えます。

 

3.前受金を会費に振り替える

※前受金50,000円を、新年度の会費として計上する

借方 貸方
前受金
(負債)
50,000円
会費
(収入)
50,000円
最後に、前受金と会費を振り替えます。
ここまできてやっと、新年度の収入に50,000円が計上されます。
年度末から始まった処理は、これで完了です。
会費の先払い以外にも「年度末に来年度分の助成金が振り込まれた」等、前受金の出番は案外あるものです。
 
年度の境目で担当者の交代、という自治会さんは多いと思いますが、
「年度末にはあった前受金が、新年度にない(繰越漏れ)」
なんてことにならないよう、前受金のような負債の存在も、忘れず申し送りするようにしてください。

2017.11.24

一般会計から特別会計にお金を移したい

 特別会計を持っている場合、一般会計から特別会計、またその逆に特別会計から一般会計にお金が動くことはよくあることだと思います。
「会計間のお金のやりとり」だからと難しく考える必要はありません。
家計に置き換えて考えてみます。

 一般会計 = お母さん(家計簿)

 特別会計 = 子ども(お小遣い帳)

同じ家に属していますが、お財布も書き込む帳簿も別ですよね。
お母さんが子どもにお小遣いを1,000円渡すと、こうなります。
 
・お母さん(一般会計)
 子どもに渡した1,000円(=支出)を家計簿に書く
 
・子ども(特別会計)
 お母さんから貰った1,000円(=収入)をお小遣い帳に書く
 
どうですか?そんなに難しくはないと思います。

では、実際の仕訳例をご覧ください。

例)一般会計から特別会計へ現金を渡した場合

一般会計で入力する仕訳(特別会計への支出)
借方 貸方
繰出し ※1 現金

※1 「くりだし」と読みます。支出の科目です。

特別会計で入力する仕訳(一般会計からの収入)
借方 貸方
現金 繰入れ ※2

※2 「くりいれ」と読みます。収入の科目です。

「繰入れ」「繰出し」に該当する科目がない場合は、新たに科目を作る必要があります。
実際の科目では、相手毎に「積立金へ操出し」「お祭り会計へ繰出し」としたり、「特別会計へ支出」としてあったり様々です。
特別会計から一般会計へお金が移動する場合は、この逆をすることになります。

2017.11.24

一般会計と特別会計って何のことですか?

 簡単に言えば、

一般会計=メインの会計

特別会計=サブの会計

です。

そのため、特別会計はない、という自治会・町内会さんも多いです。
実際に特別会計となっているものは会によって様々ですし、「これは特別会計にすべき!」というものが決まっているわけでもありません。
決算書を一般会計から独立させたい場合などは特別会計にする必要が出てきますが、最終的に一般会計の中で処理するか、特別会計にするかは、自治会・町内会の方針次第です。

 

よくある特別会計には、以下のようなものがあります。

  • 災害や公民館建設のための「積立金」

通常使えない(=使わない)お金なので、一般会計の資産に含めたくない、等

  • イベント(「お祭り」「文化祭」等)

一般会計とは別にイベントの決算書を作る必要がある、等

  • 「公民館管理」等

町内会が管理しているが、予算も決算書も別にしたい、等

2017.11.24

諸口って何ですか?

 「総勘定元帳を見ていたら、相手科目が諸口となっていました。
 こんな科目作った覚えはないのですが」

 

実は「諸口」というのは科目ではありません。

仕訳の相手が複数だよ、という場合の表現なのです。

たとえばこんな伝票を作るとします。

借方 貸方
現金
100,000円
会費/1組
30,000円

会費/3組

20,000円
会費/7組 50,000円

この仕訳を、「現金」の総勘定元帳で見るとこうなります。

相手科目 借方 貸方
諸口 100,000円

相手科目の欄が「諸口」になりました。

これは、「現金」の相手科目が複数あるからです。

伝票に「現金/100,000円」と1行で書いてある以上、帳票にもそのように書き写さなければなりません。

しかし相手科目は複数あり、1行には書き切れません。

そこで相手科目を「諸口(=相手が複数ありますよ)」とするのです。

「何に使ったかわからなくなるから、諸口になると困る」という場合は、伝票の書き方を工夫します。

借方 貸方
現金
30,000円
会費/1組
30,000円
現金 20,000

会費/3組

20,000円
現金 会費/7組 50,000円

先ほどの伝票のように「現金」を合計額で1行にまとめてしまうのではなく、相手科目に応じた金額で3行に分けました。

仕訳が1行1行で完結した状態です。

この仕訳を、「現金」の総勘定元帳で見るとこうなります。

相手科目 借方 貸方
会費/1組 30,000円
会費/3組 20,000円
会費/7組 50,000円

 

2017.11.24

帳票のタイトルを変えたい

 「会計係さん7」では、帳票の文字サイズやフォントの変更だけではなく、帳票タイトルを変えたり補足欄を入力することもできます。
例として「予算書」を「予算書(案)」に変え、左上に総会資料の補足として「第3号議案」と入れたい場合で説明します。

1.「予算登録」画面を開き、「報告書印刷」ボタンを押します。

2.印刷指示の画面が開きますので、「補足欄」と「帳票タイトル」を書き換えます。

 ↓書き換える

 

3.「プレビュー/印刷」ボタンを押して確認すると、このようになります

補足欄は、「第〇号議案」や「1/5ページ」など、自由に入力して活用してください。

2017.11.24

予算書の「確認印刷」と「報告書印刷」何が違うのですか?

 「予算登録」画面には、印刷ボタンが二つあります。

「確認印刷」

現在の予算額の確認に使います。

表示している年度の「当初予算」「補正予算」「補正後予算」を印刷しますので、「予算登録」画面で表示されている内容がそのまま印刷されます。 

「報告書印刷」

主に総会などの報告資料に使います。書式は3種類あります。

  • 「前年度予算額・当初予算額・増減額」
  • 「前年度予算額・前年度決算額・当年度予算額」
  • 「当初予算額・補正予算額・予算現額」

報告する内容に応じて、書式を使い分けます。

ただし、前年度の金額に関しては、前年度の入力がなければ印刷されません。

 

「会計係さん7」を今年度導入した、という場合には前年度の金額が未入力ですので、金額を自動で印字することができません。

その場合は「EXCEL出力」機能を使って報告書を一旦エクセル形式で保存し、エクセルに前年度の決算額を入力して印刷してください。

2017.11.22

積立ての仕訳を教えてください。

 3つの方式があります。

例:今期より清掃の積立を積立預金で300,000円行う。

1.預金資産をそのまま移動する方法(直接法)

・普通預金(資産)から清掃積立預金(資産)へ移動します。

借方 貸方
清掃積立預金
(資産)
300,000円
普通預金
(資産)

300,000円

※但し、収支計算書、決算書には表示されません。

(貸借対照表で確認可能)

2.支出科目、収入科目を準備して、それらを経由する方法(間接法)

・清掃積立金(支出)、清掃積立額(収入)の科目を準備して、

 それぞれに300,000円の予算を登録しておきます。

借方 貸方
清掃積立金
(支出)
300,000円
普通預金
(資産)
300,000円
清掃積立資金
(資産)
300,000円
清掃積立額
(収入)
300,000円

※収支計算書、決算書の収入の部及び支出の部へ同額で表示されます。

3.清掃積立を特別会計として、別扱いとする

  • 一般会計にて
借方 貸方
清掃積立金
(支出)
300,000円
普通預金
(資産)
300,000円
  • 特別会計(側溝清掃積立特別会計)にて。
借方 貸方
清掃積立預金
(資産)
300,000円
清掃積立額
(収入)
300,000円

この3つのどれが貴会にとってふさわしいかご検討ください。

2017.11.22

会計期間の設定は変えられますか?

 任意に設定できます。

13ヶ月の会計期間に対応しておりますので、年度の期間は任意に設定ができます。

但し、期首日~期末日は1日~末日となります。

例えば、会計期間が4月30日から翌年の4月29日などの場合、当年度を「当年4月1日~翌年4月30日」という広い設定にしていただいた上で、実際に範囲ではない日付の伝票を入力しないという運用にてお使いください。

期首日・期末日が月初・月末ではない場合(会計期間が3月25日~翌年3月24日までである等)も、同様に13ヶ月の会計を作ることで対応が可能です。

2017.11.22

伝票を修正したい

 「伝票に間違いがあった!どうしよう」

 
もちろん、「変更」ボタンを使って伝票自体を変更して修正しまうのも一つの手段です。
ただ、もうすでに伝票を印刷して、役員さんの印鑑ももらってしまった……
そんなときは、伝票を工夫して訂正します。
 
間違った伝票の訂正をする仕訳は何通りかございます。
 
例: ↓↓取り消したい伝票↓↓
借方 貸方
交通費 500円 現金 500円

1.マイナスの金額で打ち消す方法

借方 貸方
交通費 -500円 現金 -500円

2.科目の貸借を逆にして打ち消す方法

借方 貸方
現金 500円 交通費 500円

3.借方のみを使う方法 

借方 貸方
交通費 -500円 (空白) (空白)
現金 500円 (空白) (空白)

※貸借のバランスが合っているので認められます

4.間違った伝票を削除する

伝票にハンコを貰いなおせるのであればアリです。

ただし、伝票番号が飛ぶこと(欠番)になりますので、ご注意ください。

私は1が、借方・貸方発生額の純増・純減が表現できますので、こちらが適していると思いますが、邪道と言われる方もいらっしゃいます。

2017.11.20

募金や義援金も入力しないといけませんか?

 帳簿に載ることで自然な会計処理ができますので、入力されることをお勧めします。

日本赤十字や赤い羽根募金等、預り金処理をして、収支計算書に載せないという自治会・町内会はたくさんあります。

予算化が難しいですし、人の善意を予算化できない、あるいは「(自治会の)収入ではない」為だろうと思います。

しかしながら、現金も取り扱いますし、振込をすれば通帳に残りますので、それについては必ず会計処理の対象になります。

(通帳を開示したとたん、「通帳にあって帳簿にない振込=簿外取引」として監査で指摘を受けます)

但し、この一連の仕訳は、収支計算書や決算書には登場しません。

つまり、借方/貸方で言うと、

①募金を現金で預かる(現金 /預り金

借方 貸方
現金 10,000円 預り金 10,000円

②銀行(普通預金)へお金を預け入れ(普通預金 /現金

借方 貸方
普通預金 10,000円 現金 10,000円

③募金を振り込む(預り金 /普通預金 

借方 貸方
預り金 10,000円 普通預金 10,000円

となります。

資産と負債のやりとりだけで終わりますので、これらの仕訳は収支計算書や決算書には現れません。

また、実際は①や②のやり取りが何度かあるかもしれません。

(例:A班からの募金は○日に預かって即日預入、B班からの募金は△日に預かって翌日に預入・・・等)

その都度、お金の動いた日に動いた通りに入力してください。

募金や義援金は自治会の収入ではなく、端的に言えば「自治会を素通りしていったお金」ですが、お金が通って行った以上帳簿に載せないことが不自然です。

繰り返しますが、収支計算書・決算書に浮上しない勘定を使い、帳簿に載ることで自然な会計処理ができるのですから、必ず入力されることをお勧めします。

預金通帳に記載された事実は隠すということができません。ありのまま自然な事実を証明されることが一番です。

ちなみに、お振込みの際に振込手数料はかかりましたか?

もし、募集金額全額+振込手数料の場合は、諸手数料や雑費から出すことになります。

このような場合、振込手数料は先方持ちという意味で手数料を差し引いて募金されれば実害なし。となります。

2017.11.20

「借方」「貸方」って、それぞれどういう意味ですか?

 明治6年、福沢諭吉は海外の簿記書を翻訳しました。

この時、「debit」「credit」をそれぞれ「借方」「貸方」と訳したそうです。

ただそれだけのことです。

「借方」「貸方」は単に「左側」「右側」と思ってかまいません。

あえて、お金の貸し借りに例えたりしますと、かえってわからなくなります。

未だにこの「借方・貸方」という言い方のせいで複式簿記が難しいものと誤解されますが、

福沢諭吉さんは日夜、一万円札の中から日本経済を見守ってくれています。

2017.11.20

監査の準備とは?

まずは会の規約をご確認ください。

監査時に必要な帳票類について記載されている場合は、それに従います。


必要な帳票の一例

  • 決算書
  • 各種伝票と証憑類(領収証など)
  • 会計年度内全ての科目の総勘定元帳
  • 最終月の試算表・貸借対照表

「会計係さん7」で証憑類以外は全て準備できます。

「財産目録」などが必要な場合は別途用意することになります。


もう監査なんて恐くない」 A4判5ページでまとめてみました。

2017.11.20

決算書の予算差額は(予算-決算)、(決算-予算)どちらでしょうか?

どちらが正しいとも言えません。

「会計係さん7」設計時に相当悩みましたが、ひとつの計算式ですと収入と支出で事情が真逆になります。

どちらでも対応できるように、収入と支出で個別に引き算を指定できるようにしました。

私も答えが出ません。皆さんのご判断に委ねますので、指定して見比べてください。

2017.11.20

複数の会計を扱えますか?

 「会計係さん7」は、複数会計にも対応しています。

一般会計、特別会計、などの会計の単位を「会計区分」といいます。

「会計係さん7」では、最大99の会計区分を登録・管理することができます。